Pedoman Penyusunan SOP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Apa yang dimaksud dengan SOP (Standard Operating Procedure)? Pengertian SOP adalah suatu dokumen berisi prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan agar memperoleh hasil kerja paling efektif.

Penggunaan istilah SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam bidang bisnis terutama yang bergerak dalam sektor industri mungkin sudah tidak asing lagi. Standar Operasional Prosedur juga merupakan pedoman atau acuan dalam bekerja sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja pegawai serta sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang berlaku di perusahaan.

Tujuan utama dari SOP ini adalah agar proses pelaksaanaan pekerjaan dilakukan dengan rapih, tertib, dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan adanya SOP maka diharapkan kualitas pekerjaan menjadi lebih baik.

TUJUAN SOP

Secara umum tujuan Standar Operasional Prosedur adalah untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang di dalam suatu perusahaan 

Pada pelaksanaannya, ada beberapa tujuan SOP yang bermanfaat bagi operasional suatu organisasi, yaitu:

1. Untuk menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan kemana petugas dan lingkungan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas tertentu
2. Untuk memberikan pedoman atau acuan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas bagi supervisor dan pekerja
3. Membantu menghindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan, dalam pelaksanaan pekerjaan
4. Memberikan ukuran atau parameter dalam penilaian mutu kerja atau pelayanan
5. Memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
6. Menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggungjawab para petugas yang terkait
7. Sebagai dokumen yang memberikan penjelasan dan penilaian proses pelaksanaan kerja bila terjadi mal praktek atau kesalahan administratif
8. Sebagai dokumen yang dapat digunakan padaa kegiatan pelatihan pekerja
9. Menjadi dokumen sejarah jika dilakukan revisi SOP dan menggantinya dengan SOP baru

FUNGSI SOP

Setelah memahami pengertian SOP dan tujuannya, tentu kita juga perlu mengetauhi apa saja fungsi Standar Operasional Prosedur ini. Berikut adalah beberapa fungsi SOP:

1. Membantu untuk memudahkan pekerjaan para pegawai atau tim/ unit kerja
2. SOP dapat berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat bila terjadi penyimpangan
3. SOP dapat berfungsi untuk memberikan pengetahuan mengenai hambatan-hambatan yang akan dan sedang dialami oleh pegawai
4. SOP dapat memberikan arahan kepada para pegawai agar saling menjaga kedisiplinan dalam bekerja
5. Berfungsi sebagai pedoman dalam pelaksanaan kerja atau tugas

MANFAAT SOP

Sebagai pedoman kerja, tentu saja SOP memiliki peran penting dalam perusahaan, terutama untuk dijadikan dasar bagaimana anggota perusahaan harus melakukan pekerjaannya.  Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP diantaranya:

• Mengurangi dan meminimalisir kesalahan atau kelalaian pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan karena SOP berperan sebagai standarisasi perusahaan.
• Dokumen SOP mengandung pedoman kerja pegawai sehingga dapat membantu karyawan agar lebih mandiri dan tidak tergantung dari intervensi manajemen.
• Membantu meningkatkan akuntabilitas.
• Menciptakan ukuran standar kerja dan menjadi acuan untuk evaluasi kinerja pegawai.
• Membantu pegawai baru lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaannya.
• Menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas.
• Membantu pekerjaan dapat diselesaikan dengan konsisten

Prinsip-Prinsip SOP

Mengacu pada pengertian SOP, maka dalam menerapan Standar Operasional Prosedur dalam perusahaan perlu memenuhi prinsip-prinsip SOP berikut ini:

1. Konsistensi

Karena tujuannya sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dibuat dan dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapapun dengan kondisi apapun.

2. Komitmen

SOP harus dipenuhi dan dilaksanakan dengan penuh komitmen, baik untuk pegawai maupun jajaran petinggi perusahaan.

3. Perbaikan Berkelanjutan

SOP tidak bersifat kaku dimana dalam pelaksanaannya SOP harus terbuka dengan penyempurnaan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.

4. Mengikat

Meskipun SOP bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, namun dalam praktiknya, SOP bersifat mengikat bagi siapapun. Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang sudah tertulis dalam SOP.

5. Setiap Unsur Memiliki Peran Penting

SOP mengandung peran-peran penting setiap pegawai sehingga jika terdapat satu pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik maka dapat menganggu proses lainnya.

6. Terdokumentasi

Setiap prosedur yang tercantum di dalam SOP hendaknya dilakukan dokumentasi dengan baik sehingga dapat dijadikan referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.

Mengapa SOP Penting?

Keberadaan SOP dalam perusahaan berperan sangat penting terutama dalam hal operasional perusanaan. SOP bisa dijadikan pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan perusahaan.

Meskipun bisnis yang dijalankan sedang berkembang, namun dengan mempertahankan konsistensi untuk mematuhi SOP dapat membantu perusahaan agar berjalan pada sesuai dengan target dan tujuan utama.

Tanpa SOP, anggota perusahaan tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien serta tidak memahami bagaimana ruang lingkup pekerjaannya. Sehingga keberadaan SOP sangat penting sebagai pedoman dan acuan perusahaan demi mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin melalui prosedur yang efektif.

Jadi itulah ulasan tentang pengertian SOP, manfaat dan prinsip dasarnya dalam bisnis, prinsip SOP, tujuan dan jenis SOP. Perlu diketahui bahwa SOP harus di-evaluasi minimal enam bulan sekali untuk mengetahui tingkat efisiensi SOP tersebut. Semoga bermanfaat

Dapatkan Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dibawah ini dalam bentuk PDF